コラム
「Web招待状」とは？ウエディングパーティやオンライン結婚式で定番になりつつある招待ツールのメリットを紹介
「オンライン結婚式」や、「1.5次会・二次会」といったアットホームなウエディングパーティでの利用では、すでに主流となったWeb招待状。制作の手間がかからない・出欠管理が一元化できる・ご祝儀や会費のオンライン決済機能・新郎新婦にすぐ送れるお祝いコメント機能…。新郎新婦にとっても、ゲストにとっても、結婚式招待＆参列をよりスムーズに、より楽しみにする機能が用意されています。
Web招待状とは？現代のさまざまな事情を配慮した便利な招待ツール
手軽に参列できる「オンライン結婚式」では、もはや定番の招待ツールであるWeb招待状。Webの特性を生かし、ペーパーレスによるエコな点や、何かと気を遣う個人情報の取り扱いなど現在の世情にも配慮できるツールです。現在では通常の結婚式でも紙の招待状と併用したり、送る相手にあわせて使い分けるケースが増加しているようです。
従来の「紙の招待状」とは、なにが違うの？
「紙の結婚式招待状」の封筒のなかには「式の詳細に関わるさまざまなお知らせ・現地までの地図・スピーチなど協力を依頼するための付箋・出欠確認のための返信はがき・プロフィールブック」…など、さまざまなペーパーアイテムが封入されていました。さらに、ゲストの出欠の返答は返信はがきの返送によってやりとりされています。Web招待状はそういった「紙の招待状」が担っていたすべての役割を、パソコンやスマートフォン画面上で一括表示・管理できる、現代のニーズに即した招待ツールです。とくにLINEなどSNSによるコミュニケーションツールが連絡手段の主流となった現代では、若い世代では「仲が良くてもお互いの住所を知らない」ことが当たり前になっています。また、個人情報の取り扱いに慎重になる価値観が一般化した現在、お互いの住所を知らなくても親しい人に招待状を送付できるWeb招待状は、世の中の流れと配慮にマッチした招待ツールなのです。
Web招待状の形式は？
Web招待状は、ふたりの結婚式招待専用WebページのURLを、招待したい人にメールやSNSを使って送るスタイルです。Web招待状を受け取ったゲストはメールやSNSのメッセージにと記されたURLをクリックし、招待専用ページを確認。または、QRコードを読み取って専用ページにアクセスできる形式もあります。その後、出欠返信機能を用いて出欠を返信したり、お祝いメッセージ送信機能からお祝いメッセージを送ったりできます。出欠やお祝いメッセージはリアルタイムで新郎新婦サイドのWebページに集約され、すぐに、ひと目で出欠状況を確認したり、お祝いメッセージに目を通したりできるのです。
Web招待状の利用状況は？
結婚式の招待状はこれまで「紙で出す」のがあたりまえでした。ですが、招待状機能をWeb上にまとめた「Web招待状」のサービスが始まり、現在は1.5次会やアットホームなウエディングパーティを中心に、幅広く利用されています。また、リアル参列より幅広い縁ある方たちに気軽に参列してもらえる「オンラインウエディング」の場合、オンライン参列のゲストにはWeb招待状の利用が一般的です。コロナ禍によってさまざまなツールのオンライン化が進み、大人数を招待するような結婚式披露宴でも、Web招待状を利用するカップルの割合は増加傾向です。紙の招待状は親族や上司に、友人などカジュアルな間柄のゲストにはWeb招待状…と、関係性にあわせ、うまく使い分けている方が多いようです。
ゲストとの間柄を考慮して利用するケース
現在、Web招待状はカジュアルウエディングを中心に利用され、送る相手としては「友人や知人、会社の同期や同僚」といった間柄が多いでしょう。親族、目上の方、年配の方にWeb招待状を利用するかどうかは、家庭での考え方や結婚式の形式によっても考え方が異なります。
紙の招待状と併用するケース
Web招待状利用の際、親族・年配の方・目上の方に「紙の招待状を送ったほうがいい」と考える場合は、紙の招待状との送り分けを検討してみましょう。紙の招待状にWeb招待状の「QRコード」を印刷したものを同封して送れば、ゲストは「QRコード」を読み込みWeb招待状で出欠席の回答ができます。ふたりは集計の手間や切手代などを省けます。海外の結婚式ではカップルが自分たちのウエディング専用ホームページを作り、招待状のなかにQRコード記載のペーパーを同封するのがすでに主流に。QRコードからページに誘導して、ふたりの画像やエピソードを見て結婚式までゲストに楽しんでもらえるよう工夫しているのです。
Web招待状の機能。結婚式招待における紙の招待状と比較した際のメリットは？
Web招待状は、ふたりの結婚式へ招待するために専用Webページを作成し、ページのURLを招待したい人にメールやSNSを使って送る形式が主流です。今まで招待状の封筒に入っていたたくさんの情報が、スマートフォンひとつで確認できるため、ゲスト側にとって招待状に記載された情報の「持ち運び」や「確認」もすぐおこなえるようになりました。新郎新婦側にとっても、招待状の制作から送信、出欠の管理まで、すべてがパソコンやスマートフォンのみでおこなえるようになっています。
【Web招待状の招待専用ページの主な内容や機能】（サービスごとに異なる）
- 結婚式への招待状本文
- 会場までのアクセスや地図の提示
- 出欠席の返信
- ふたりへのお祝いメッセージ送信
- ご祝儀や会費のオンライン決済
- ふたりのプロフィールやフォトなど画像が見れるページ …など
上記以外にも、さらに結婚式出席をスムーズにしたり、結婚式当日までゲストに楽しんでもらえる機能やサービスを搭載しているWeb招待状もあります。Web招待状機能が挙式会場と連携し、当日まで出欠の変更を会場側に通知できたり、当日の席次を確認できたりなどさらなる利便性を打ち出すサービスもあるようです。
新郎新婦サイドにとってのメリット
Web招待状は、パソコンやスマートフォンから専用ページが制作可能です。サービス内に用意されたテンプレートを用いればすぐに、短時間で招待状が制作できます。
紙の招待状で必要だったさまざまな手間…
「招待状セット用意・印刷会社手配・ゲスト住所を手書き・郵送・ゲストからの返信ハガキの集計」といった一連の制作から出欠管理にかかる手間をほとんど省けるのが大きな魅力です。
住所を聞く手間や登録が不要
基本的にゲストの住所を聞く必要がありません。メールアドレス・LINE・SNSなど、何かしらのツールで繋がっていれば送付できます。また、返信時にゲストが住所を入力するので、住所録や受付リストが招待状内のサービスで作成できるのです。
出欠やお祝いメッセージがひと目で、リアルタイムでわかる
新郎新婦は専用の管理画面でゲストの出欠の返信をすぐに、リアルタイムで確認できます。また、紙の招待状と併用している場合、QRコードを同封しWEBで返信してもらえば、管理を一元化できるのです。
環境にエコ＆コストがかからない
Web招待状は、作成コストがほとんどかからないか少額です。（※サービス内容によってはシステム料がかかるケースはあります）紙の招待状に必要な「紙代・印刷代・切手代」といった費用を抑え、また紙材など資源も無駄にしない「エコ」なサービスが魅力的です。
誰でも簡単に制作できる
Web招待状はスマートフォンやパソコンですぐに作成できるサービスです。また作成し、招待したい方にすぐ送信できるのも魅力的です。万が一、結婚式の内容に何か変更があった際にも、招待した方全員に一括で変更内容を告知できます。
結婚式当日のお金の管理が楽になり全員の負担を軽減
招待状にご祝儀や会費のオンライン決済サービスが搭載されている場合、ゲストは事前決済することで当日ご祝儀や会費といった現金を持ってくる必要がありません。受付係にとっても「現金の管理」の負担が軽減されますし、新郎新婦も結婚式終了後にお金の管理に注力する必要がなく、結婚式に関わる全員の負担が軽減されます。
ゲストサイドにとってのメリット
Web招待状はゲストにとっても、結婚式出欠に関するすべての報告がスマートフォンやパソコンだけで済ませられる非常に便利なサービスです。
出欠返信も、お祝いメッセージもすぐに送れる
結婚式への出欠の返事は「出席or欠席」専用ボタンをクリックするだけ。さらにお祝いメッセージも専用ページから送れる機能を搭載しているサービスがほとんどです。今まで多かった「返信はがきの出し漏れ」もなく、また返信ハガキに記入する際のさまざまなマナー確認といった手間も省けます。お祝いのメッセージの文字数を気にすることなく、のびのびと自分らしい言葉で、メッセージを送れるのも魅力的です。
招待状を失くさない、忘れない、スマートフォンで管理可能
Web招待状はスマートフォンからアクセスすれば、いつでも文面や地図を確認できます。ゲストは紛失する心配がなく、また当日忘れてしまう心配もありません。
ご祝儀や会費をクレジット決済できる
オンライン決済機能で、クレジットカードを利用してご祝儀を送れる機能があります。ご祝儀袋もあて名書きも、新札の用意も不要です。
Web招待状なら送付時期も結婚式の2～3カ月前でOK
紙の招待状を送付するタイミングは、まず結婚式に招待したい旨を事前に打診したうえで、ゲストの返信はがき返送の手間も考慮すると、結婚式の4〜3カ月前が一般的なマナーでした。しかし、Web招待状では送付後すぐに出欠が反映されるため、結婚式に招待したい旨を事前に打診したうえで、送信のタイミングは結婚式の2～3カ月前の送信で問題はないようです。
オンライン結婚式でのWeb招待状の活用方法
結婚報告をしたいひとすべてが参列可能な、ライブ配信型の「オンライン結婚式」の招待は、すべてWeb招待状で行われます。オンライン結婚式でのWeb招待状の利用状況を、挙式ライブ配信サービスを提供する「SanLet’s」を例に確認してみましょう。
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オンライン結婚式のWeb招待状に搭載されているサービスは？
基本的な流れや機能は、結婚式用のWeb招待状と変わりません。まずは新郎新婦専用の管理画面から、ふたりの結婚式招待の専用ページを作成します。専用ページに誘導するURLを貼り付け、SNSメッセージやメールを利用してゲストに送信するのです。悩みがちな招待状の本文はテンプレートはデフォルトの文例が用意されているので利用可能ですし、もちろんふたりらしい言葉でオリジナルにも変更が可能です。
幅広く招待が可能なオンライン参列者を一人ひとり確認できる機能
オンライン参列では「縁あるひとをすべて招待可能」であり、誰にでも気軽に参列していただき、ふたりの結婚式をライブやアーカイブで視聴できるのが大きな魅力。しかしなかにはニックネームしか覚えていない方から本名で出席返信がきた場合「どの方だったかな…？」と出欠を管理しきれないケースも想定されます。そこで、参列者からの出席回答には「ゲストの名前・住所・電話番号」以外に顔写真登録も必須事項に。すべての情報登録がそろった状態で視聴アカウントが発行されます。一見、煩雑に感じられるかもしれませんが、基本的には「見知らぬ人が視聴」するリスクを回避し「誰が視聴参列してくれているか、顔と名前を確実に一致して把握できる」のです。
ご祝儀や結婚祝いギフトのオンライン決済機能
「SanLet’s」のWeb招待状は、ご祝儀電子決済や結婚祝いギフトサイトの利用が可能です。視聴用ページからゲストはふたりにご祝儀や結婚祝いギフトを、いつでも、どこからでもオンライン決済で贈れます。さらに、新郎新婦側もご祝儀を送ってくれた方の金額が一括で把握できるので、挙式後に結婚内祝いを送る際にも非常に管理がスムーズです。
オンライン参列者だけでなくリアル参列者にも送ろう
オンライン結婚式は数日間アーカイブ視聴が可能。リアル参列のゲストも「アーカイブを見たい」と希望される方が多いため、紙の招待状に合わせてWeb招待状も送るケースが多いようです。
オンライン結婚式でも一般的な結婚式でもWeb招待状は便利。紙の招待状と上手に使い分けよう
結婚式をより現代の世情やニーズに配慮したかたちで招待できるサービスがそろっているWeb招待状。ですが、従来の紙の招待状にもオンライン招待にはないさまざまな魅力があります。
「ゲストの手元に残って思い出や記念の品になる」「手間ひまをかけた丁寧さや気持ちが伝わりやすい」「ふたりらしいデザインや手書きのコメントが送れる」といった、温かみが伝わるのも紙の招待状のメリットです。紙の招待状とWeb招待状、それぞれのよさをしっかり確認したうえで、ゲストや状況によって組み合わせるなど、上手に使いわけていきましょう。また、現在のオンライン結婚式では、オンライン参列の方にはWeb招待状の利用がほとんどです。「結婚式にもっと気軽に参列してもらう」ために、Webのメリットへの理解を深め、より幅広い方への結婚報告のツールとして活用してくださいね。
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